家庭の中で利用する電話は、携帯電話も含め1つの番号に対して1台、親機と子機が分かれている場合も一つの電話番号で送受信ができるようになっています。しかし、オフィスの中では数台から数十台、大きな会社ともなると何千台もの電話機が利用できるようになっていて、どのような仕組みになっているのか良くわからない人も多いのではないでしょうか。オフィスにかかって来る電話は、1つの番号に相手はかけて来ますので家庭と同じような使い方はできません。これはビジネスフォンと呼ぶ電話機であり、ビジネスフォンは1つの代表番号にかかって来たものを複数の回線に振り分け、それぞれの電話でそれを取ることができるようになっています。
ビジネスフォンはあくまでも電話機であり、これだけでは威力を発揮できるものではありません。主装置と呼ばれる機器がオフィス内に設置されていて、外線や内戦などの複数の電話を切り替えるといった交換機の役割を持つのが特徴です。主装置は、少ない回線を多数の内線電話で共有化させることができる、交換機としての役割や電話番号のデータ記録など様々な役割を持つ装置です。この主装置があるからこそ、1つの代表番号を使い複数の電話機を利用できるようになるわけです。
また、ビジネスフォンには内線を使い保留や転送などの便利な機能も利用できるメリットがあるわけですが、このメリットを作り出しているのも主装置があるからこそ、これがビジネスフォンの最大の特徴になっています。